Wat bieden we:

• Opstellen en actualiseren meerjarenonderhoudsplanning (MOP)
• MOP’s verduurzamen
• Aanbesteding en gedelegeerd opdrachtgever onderhoud (begelei-
• dingskosten conform MOP)
• Sturing en anticiperen op uw verplichtingen in relatie tot uw
• bekostiging
• Maken en bespreken van jaarplannen
• Gedegen administratie en jaarverslaglegging
• Afhandeling verzekeringen
• Digitaal toegang tot alle informatie
• Servicedesk 24/7

Additionele dienstverlening:

• Projectbegeleiding
• Verduurzaming
• Inkoop energie
• Inkoop facilitaire dienstverlening
• Leegstandbeheer en –verhuur

Ontzorgen en besparen

Stichting Het Beheercollectief Scholen heeft door de jaren een groot (lokaal) netwerk van ervaren toeleveranciers (zoals aannemers en installateurs) opgebouwd waarmee al jaren wordt samengewerkt. Daarbij hebben wij heldere afspraken gemaakt over responsetijden en terugkoppeling van vervolgacties zoals bijvoorbeeld het oplossen van lekkages of storingen aan installaties. Uitgangspunt daarbij is altijd dat de gebruikers zo min mogelijk overlast ervaren.

Dit betrouwbare netwerk stelt ons in staat om een goede vergelijking tussen aanbieders te maken en voordelig voor de gebruikers/ schoolbesturen in te kopen. Stichting Het Beheercollectief Scholen zal direct aan het begin van de samenwerking een voorstel indienen voor periodiek en contractueel onderhoud en deze met gebruiker/schoolbestuur coördineren.

Doordat wij gebruik maken van reeds bestaande dienstverlening, hebben we in zeer korte tijd een passende beheerorganisatie kunnen optuigen. Zo zijn wij bij een veranderende capaciteitsvraag bijvoorbeeld in staat om snel extra vastgoedbeheerders in te zetten. Een ervaring die wij voor u als schoolbestuur direct kunnen toepassen!

U voert de regie

Stichting Het Beheercollectief Scholen heeft geen beschikking over uw geld. De gelden staan op uw rekening en kunnen alleen worden aangewend voor onderhoud als u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven.

Doordat we persoonlijk met de u de staat van het gebouw en de cijfers bespreken worden ook de besparingsmogelijkheden snel inzichtelijk. En alleen de eigenaar profiteert van de besparingen. Stichting Het Beheercollectief Scholen hoopt hiermee vooral een langdurige relatie op te bouwen die bij besluit van het schoolbestuur jaarlijks opzegbaar is. e andere gebruikers.

Dit dwingt Stichting Het Beheercollectief Scholen om altijd de laatste stand van techniek, inkoop en transparantie toe te passen omdat er geen ander verdienmodel is dan een langdurige klanttevredenheid.

Professioneel beheer

Het beheerteam dat wij inzetten voor het beheer van schoolgebouwen is samengesteld uit gediplomeerde administrateurs, bedrijfskundigen, vastgoedmanagementexperts en bouwkundigen die al jaren binnen de vastgoedsector werkzaam zijn. Hierdoor kunnen wij onze klanten optimaal faciliteren met de laatste kennis in het vakgebied.

Door de teambenadering is het beheer niet afhankelijk van één persoon. Wat alle teamleden bindt, is een grote betrokkenheid met het schoolbestuur, schooldirectie en eventuele andere gebruikers.

Vanaf de eerste dag dat wij het beheer voeren is ons streven om persoonlijk contact op te bouwen met het schoolbestuur en de schooldirectie van het betreffende schoolgebouw.

Dit versterkt de onderlinge samenwerking die volgens onze filosofie voor kwalitatief goed beheer onontbeerlijk is. Stichting Het Beheercollectief Scholen heeft objectmanagers in dienst die actief zijn binnen meerderde gelijksoortige gebouwen in een regio. Deze objectmanager is het aanspreekpunt voor de schooldirectie en het schoolbestuur. De objectmanager zal assisteren bij de opzet van het vastgoedbeheer en adviseren bij de hieraan gerelateerde vragen. Voor (spoedeisende) klachten en reparatieverzoeken is ons servicebureau 24 uur per dag 7 dagen per week bereikbaar.

Transparante Informatie

Stichting Het Beheercollectief Scholen maakt voor de (financiële)administratie van het gebouwbeheer gebruik van het vastgoedmanagementsysteem ‘Informant’. Dit systeem levert maatwerkrapportages op basis van de wens van de schoolbestuur en de aanwezige data. Voor de schoolbesturen maken wij in het systeem een apart ‘gebouw’ aan waarin de gehele financiële, technische- en beheeradministratie wordt gecentraliseerd en gearchiveerd.

In deze omgeving worden alle overeenkomsten, geldstromen, bijzondere bepalingen, (onderhoud) contracten, eventuele onderverhuringen en klachten- en opdrachtenregistratie gekoppeld. Opdrachten, bekostigingen en eventuele extra inkomsten kunnen automatisch verwerkt worden.

‘Informant’ is een informatiepakket met autorisatiemogelijkheden voor zowel intern als extern gebruik. Het verstrekken van opdrachten of het verrichten van betalingen boven bepaalde bedragen kan bijvoorbeeld alleen met de daarvoor geschikte licenties. Het schoolbestuur,

de schooldirecteur en wellicht andere gebruikers kunnen gebruik maken van een digitaal beveiligd internetportaal dat op afstand toegang geeft tot de totale administratie. Welke informatie real-time beschikbaar is hangt af van de rechten die mee worden gegeven.

De schooldirecteur en aangewezen bestuurders krijgt rechten voor toegang om alle beschikbare informatie te zien en te controleren op ieder gewenst moment.

Omdat maatwerk past binnen een goede samenwerking kunnen wij vrijwel alle informatie naar het gewenste rapportagemodel van de eigenaar vertalen. Bij vergelijkbare projecten en meerdere schoolgebouwen leveren wij een alles samenvattende journaalpost aan die één op één in de administratie van de schoolbestuur te integreren is.

Zekerheid voor alles

Om kwaliteit te waarborgen, hanteren wij standaardprocedures ten aanzien van verschillende beheerprocessen zoals opdrachtverstrekkingen, verwerking van overeenkomsten, betalingen en het opstellen van afrekeningen. Voor diverse projecten hanteren wij het ‘buddysysteem’, waarbij meerdere leden van een beheerteam en de opdrachtgever een betaling of een opdracht beoordelen op vooraf opgestelde voorwaarden, voordat deze wordt geautoriseerd.

Managementinformatie en communicatie

Binnen het beheerteam zal de objectmanager de eerste contactpersoon zijn voor alle vragen. Stichting Het Beheercollectief Scholen zal in overleg met de schoolbestuur/directie de contactgegevens beschikbaar stellen zodat het voor gebruikers en gebruikers duidelijk is waar ze terecht kunnen met hun vragen. Verder stellen wij voor om, wanneer nodig, in overleg met de schooldirectie een wegwijzer voor andere gebruikers samen te stellen. Dit document geeft een praktische uitwerking van enkele belangrijke zaken uit het gebruikersreglement van het schoolbestuur. Hierdoor weten gebruikers waar zij met hun vragen terecht kunnen in specifieke situaties. In beginsel zullen wij een periodieke afstemmingsoverleg organiseren met de schooldirectie en -bestuur.

Binnen dit overleg kunnen een structurele zaken besproken worden zoals de samenstelling van het pakket leveringen en diensten, begrotingen en kwartaalrapportages, maar ook beleidvoering en wensen van gebruikers.

Kosten

Het Beheercollectief Scholen hanteert een vaste vergoeding voor de complete basis dienstverlening. Hiervoor wordt de complete opzet en actualiseren van het onderhoudsplan, de financiële planning, de administratie en de (financiele) verantwoording uit handen genomen. Ook de klachten- en verzekeringsafhandeling wordt u uit handen genomen. De kosten voor begeleiding van het onderhoud zitten al reeds in het onderhoudsplan, hiermee vallen de besparingen door onze efficiënte inkoop en aansturing geheel terug aan u als opdrachtgever.